運転日報でおすすめのデジタコ

運転日報システムとは

運転日報は、運転者の氏名、運転日時、走行距離などの情報を記録した日報のこと。

「一般貨物自動車運送事業」と呼ばれる企業は、この運転日報を記録し、1年間保管しておくことが義務付けられています。

主な目的は、近年問題となっている過労の防止と、安全な運行を確保するため。

従来はドライバーが走行距離や積み下ろしの情報を手書きで入力しており、ドライバーの記憶任せになってしまったり、事務仕事が苦手なドライバーが正確な日報を出せないこともありました。また、日報と配車計画を照合しながら、1件ずつ請求データの確定を行わなければなりませんでした。

日報の自動作成ができるテレマティクスサービス（運行管理システム）を導入することで、製品によって範囲の差はあるものの、ほとんどの作業を手間をかけず自動で行うことができます。

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そもそも運転日報の役割とは？

運転日報は一般貨物自動車運送事業を行っている企業であれば、運転日報の記録・保管をしなければならず、一般的な企業であっても社有車の保有台数次第では運転日誌の記録が義務となっています。そんな運転日報の役割とは何でしょうか？具体的にみていきましょう。

車両の点検

走行距離・走行時間だけでなく、給油の時間や頻度なども運転日報に記録します。車両に関してドライバーが気になった点なども踏まえて記録することで、車両のトラブルに気が付きやすくなるといったメリットがあります。そのため事故防止だけでなく、メンテナンスのコストを抑えることができるでしょう。

運転の効率化

運転日報には走行距離・所有時間・走行ルートなどが記載されているケースも多く、それらの情報を分析することで効率的な運行ルートを把握しやすくなります。社用車ではなく、レンタカーや公共機関などを利用した方が所要時間の短縮につながるなど、最適ルートの発見も可能です。運転の効率化を図ることで、燃費アップやコストダウン、生産性アップなどの効果も期待できます。

社員の勤怠管理

とくにドライバーの場合、企業側が勤怠状況を詳しく把握するのは非常に難しいと言われています。企業が勤怠状況を把握していなければ、労働環境の改善対策を講じることは困難でしょう。運転日報を用いることで、ドライバーがどんな風に勤務しているのかを把握しやすくなります。

報告内容を見て、高い成果を得ているドライバーがいれば、成果に対しての評価ができます。また努力をし続けている社員も見つけやすくなり、適切な評価がしやすくなるでしょう。また稼働状況を可視化できれば、効率の悪いドライバーを見つけ、適切に指導をすることもできます。

運転日報に記載すべき項目とは？

「貨物自動車運送事業輸送安全規則」では、一般貨物自動車運送事業の許可を受けている事業者を対象に、運転日報に記載すべき項目の具体的な内容を定めています。また、一般企業であっても一定台数以上の社用車を保有している場合、「道路交通法施行規則」にもとづいて運転日報を作成・保管しなければなりません。

ここでは運転日報に記載すべき項目に関する内容や、それぞれの記載項目をまとめる書き方などを解説していますので参考にしてください。

一般貨物自動車運送事業の許可を受けている企業

トラック運送業者など一般貨物自動車運送事業の許可を受けている企業の場合、「貨物自動車運送事業輸送安全規則」にもとづいて運転日報の記載項目が定められています。

記載項目

記載項目としては以下のようなものがそれぞれ必要です。

• 氏名 ・自動車のナンバー
• 乗務開始と終了の地点と日時
• 経過地点
• 乗務した距離
• 運転交替の地点と日時
• 休憩・睡眠を行った地点と日時
• 貨物の積載状況（車両総重量が8t以上、もしくは最大積載量が5t以上の普通自動車の場合）
• 事故や著しい運行の遅延などの有無・原因

書き方のポイント

まず覚えておくべきポイントとして、運転日報は法律によって記載すべき項目が定められているものの、法律によって定められている書式やフォーマットは存在しないという点です。そのため、それぞれの事業者が自社の業務に合わせて運転日報を作成し、運用していくことができます。

ただし、どのような書式であっても各項目が明確に記載されており、また運転日報の作成者が誰であるのか適正に署名され記録されていることが重要です。

なお、事故や運行遅延などの原因を記載する場合、客観的に説明できるよう簡潔かつ合理的な内容をまとめることも意識しましょう。

一定数以上の車両を保有する企業の場合

運送業などを営んでいない企業であっても、一定以上の社用車や車両を保有している場合、道路交通法施行規則の定めに従って運転日報を作成しておく必要があります。

記載項目

記載項目としては最低限の内容として以下のようなものが挙げられます。

• 運転者の氏名（日報作成者の指名）
• 運転開始・終了日時
• 走行を要した距離
• その他、当該自動車の運転状況を把握する上で必要な事項

なお、業務の効率化や低コスト化を目指す一環として、企業独自の取り組みや項目を追加しても構いません。

書き方のポイント

法律によって最低限記載しておかなければならない項目が定められており、必要と思われる情報をさらに記入することは禁止されていない点が重要です。

ただし、業務に無関係な内容を記載することは混乱を招くので避けましょう。また運転日報は社用車を運転した後、速やかに記入するように徹底し、書き忘れや情報の混同といったミスを防ぐようにマニュアル化しておくことも大切です。

その他、業務目的や同乗者の有無、ガソリンを給油した際のガソリン代といった情報を追記しておくことで、事業戦略を考える際のデータとして利用できます。

運転日報の作成は2つの法律によって義務づけられている

車両を使って荷物の運送を行う業者に対して、日本の法律は運転日報の作成を義務づけており、適切な日報の作成を行わなければ法令違反になります。

運送事業者の運転日報作成が義務づけられている根拠として「貨物自動車運送事業輸送安全規則」と「道路交通法施行規則」の2つのルールについてまとめました。

貨物自動車運送事業輸送安全規則

自動車で貨物の運送を行っている事業者を対象とした規則であり、安全な輸送業務の実施を担保するために国土交通省が定めたルールです。発令されたのは1990年ですが、その後も長時間労働や残業過多といったトラックドライバーの労働状況の見直し、飲酒運転の撲滅といった社会的テーマにもとづいて何度も改正が行われてきました。

運転日報の作成に関しては、貨物自動車運送事業輸送安全規則の第8条（乗務等の記録）にて「一般貨物自動車運送事業者等は、事業用自動車に係る運転者の乗務について、当該乗務を行った運転者ごとに次に掲げる事項を記録させ、かつ、その記録を一年間保存しなければならない」として定められています。

単に運転日報を作成するだけでなく1年間の保存義務がある点にも注意してください。

道路交通法施行規則

警察庁が定めたルールです。規則の目的は安全でスムーズな道路交通を実現させることにあります。

道路交通法施行規則では自動車を利用している事業者が対象です。交通事故の防止を目的とした安全運転管理者の選任と、事業所の最寄りの公安委員会に対する届出義務が明記されています。安全運転管理者の義務は、運転日誌の備え付けや運転終了時の記録作成といった作業です。

対象となる業者

• 乗車定員が11人以上の自動車を1台以上保有する事業者
• 5台以上の自動車を保有する事業者

なお、大型自動二輪車や普通自動二輪車については1台ごとに「0.5台」として計算されることも覚えておきましょう。

運転日報の保管期間は？

運転日報については「貨物自動車運送事業輸送安全規則」と「道路交通法施行規則」でそれぞれルールが規定されていますが、運転日報の保管期間はどちらの規則においても「最低1年間」と定められていることが重要です。そのため、少なくとも1年間は運転日報を正しく保管しておかなければなりません。

ただし、運転日報は従業員の業務状況を客観的に示す資料であり、労働基準法の観点から考えることも大切です。この場合、労働基準法では「3年間」という保存期間が定められているため、基本的に運転日報の保管期間は「最低3年間」と考えておくと無難でしょう。

運転日報のテンプレートは存在する？

運転日報は法的に定められている書式やテンプレートは存在しないものの、色々な団体や企業が運送事業者などの業務負担軽減をサポートするためにテンプレートを用意してくれています。そのため、それらのテンプレートを活用して自社の運転日報のベースを作ることは可能です。

ただし、事業者によって必要な項目が異なるため、自社の条件にマッチしたテンプレートを利用する点に注意してください。

運送事業者の場合

運送業を営む事業者の場合、運転日報にはドライバーの氏名や車両のナンバー、車種、業務開始日時及び終了日時、乗務距離や行き先など様々な情報を網羅的に記入しなければなりません。そのため、運送事業者が運転日報のテンプレートを利用する場合、これらの情報が漏れなく記載できるように設定されているものを選択することが肝要です。

なお、項目の種類をチェックするだけでなく、事故や遅延が発生した場合の原因等を説明できるように、状況に合わせて対応できるような枠サイズなども考えておきましょう。

社用車を保有する企業の場合

業務のための社用車を保有している企業の場合、運転日報へ記載すべき項目は運送事業者と比較して少なくなっています。

しかし、言い換えれば必要最低限の項目についてきちんと記入欄が設けられているテンプレートを選ばなければなりません。

また最低限の項目の他にも、従業員の勤務状況や労働環境を把握するために独自の項目を設けるなどカスタマイズを行うことも有効です。

運転日報の運用方法とは？

運転日報システムの導入・活用を含めて、日頃の運転日報作成業務をどのように行っていけば良いのか具体例を挙げながら解説しています。複数のパターンをご紹介しますので、自社の業務フローやニーズなどと照らし合わせながら比較検討してください。

紙ベースでの運用方法

最もシンプルな運転日報の運用方法が、あらかじめ作成したテンプレートに従って書類を印刷しておき、そこに必要事項を記入するという紙ベースの運用スタイルです。パソコンなどの操作に不慣れな人でも、運転日報を容易に作成できますが、紙に手作業で必要事項を記入しなければならないため、多忙なドライバーにとって負担になりやすい点がデメリットです。

また、個人の字の上手さや書き方によってデータの視認性が悪化するといったリスクもあります。

Excelを使った運用方法

表計算ソフトとして一般的に知られるExcelを活用した運転日報の運用スタイルもあるでしょう。

Excelを使って運転日報を作成する場合、あらかじめテンプレートとしてシートを作成しておき、そこにドライバーがパソコンのキーボードやスマートフォンを使ってデータを入力します。Excelを使った運転日報はインターネット上で無料のテンプレートも公開されており、気軽に導入しやすいことが特徴です。

ただし日報やドライバーごとにファイルが分けられてしまうため、情報の検証や比較分析、管理が困難になる点はデメリットです。また出先からスマホでデータを入力する場合、画面が小さくなるため入力ミスなどのリスクが高くなってしまうことも無視できません。

そのため、Excelで運転日報を運用する場合、データの一元管理やエラーのチェックについて対策を講じる必要があります。

運転日報システムを使った運用方法

運転日報システムは文字通り運転日報の作成・管理のために設計されているツールであり、インターネットへアクセスできる環境があればオンラインで運転日報を作成・提出し、あるいは管理することが可能です。

また、マルチデバイス対応システムであれば、パソコンやスマホ、タブレットなど任意のデバイスを使って操作できるため、ドライバーにとっても隙間時間を活用して日報作成を行いやすくなります。データはサーバで一元管理されるため、情報セキュリティに配慮しながらマネジメントしていける点もメリットです。

ただし運転日報システムには様々な種類があり、導入前に自社のニーズや業務体制などの条件としっかりマッチングした上で製品を比較検討していくことが必要です。

システムの導入で何ができるようになるの？

運転日報システムを導入すること、何ができるのかを具体的に見ていきましょう。

運転日報を自動で作成できる

システムの最大の魅力は、運転日報が自動で作成できる点でしょう。走行時間・距離などの情報を車載器から取得し、自動でその情報を日報としてデータ化してくれます。日報作成は従業員にとって大きな負担となり、ミスも起こりやすい業務のひとつです。自動で作成できれば従業員の業務負担軽減だけでなく、会社側にとっても正確なデータが収集できるなどのメリットがあるでしょう。

アプリで記録して運転日報に反映できる

運行管理用のアプリの中には、入力情報を運転日報に自動反映できるタイプもあります。運行管理用アプリを活用すれば、乗車・降車の時刻や休憩・休息時間・荷積みなど様々な業務の情報をドライバーが簡単に入力可能です。このアプリを使いこなせれば、業務の生産性も高まり、業務の効率化アップも期待できるでしょう。あらゆる業務情報を運転日報に反映することで、多くのデータを収集しやすくなります。

ネット環境があればどこでも作成できる

システムを導入していなければ、リアルタイムの状況を可視化できず、わざわざ作成するために会社や事務所に戻ってくる手間がかかってしまいます。システムを導入することで、出先でも作成することが可能です。その結果、従業員の負担も少なくなり、生産性アップにつながるでしょう。

データを容易に収集・分析できる

集めたデータはクラウド上に保存されているので、容易にデータを出力できます。いつでもデータの確認ができ、分析もしやすくなるでしょう。稼働率の算出を行えば、人材配置・車両台数の適正化なども把握できることで、無駄なコストを徹底的に削減できます。また日報だけでなく、ひと月分のデータ収集を行い月報として提出することも可能です。

業務の効率化がアップする

運転日報システムは運転日報だけをまとめるものではありません。管理者側は運転日報だけで情報を収集していましたが、システム導入によって様々な正確な情報を入手しやすくなります。たとえば車両のリアルタイムな情報も入手できるため、急な依頼に対してもドライバーと連携し、無駄のない手配がしやすくなるでしょう。

さらに過去の走行ルート情報から、安全かつ早く目的地に到着するルートを提案することも可能です。無駄な走行をなくすことで効率化やコスト削減などが期待できます。また新しい道路、通行止め情報などの交通情報をシステムとして取り込むことができるタイプもあり、配送時間の正確な把握だけでなく経験の浅い従業員でもスムーズな配送がしやすくなるでしょう。

アルコールチェックの結果を連携することも可能

運転日報システムの中には、自動車へ乗務するドライバーのアルコールチェックを連動させて記録できるものもあります。

アルコールチェックには専用の器具を使い、それによって採取されたデータをシステムが自動的に収集して記録します。当然ながらアルコールチェックによって乗務NGと判断された場合、ドライバーは車両を運転できません。

現代はどのような規模や業種であってもコンプライアンスが重視されており、企業の社会的責任として法令違反を回避できる仕組みを取り入れることは大切です。

危険運転を察知し管理者へ連絡も可能

車両の走行データをリアルタイムで取得して管理者と共有できるようなシステムの場合、例えば極端な蛇行運転や速度超過といった危険運転の兆候や事実を検知した時点で、管理者へトラブル発生として報告してくれるといった機能を搭載しているものもあります。

ドライバーが故意に危険運転を行っている場合は指導対象になる上、突発的な体調不良や意識不明といったケースも想定されるため、迅速な情報共有は危機管理として重要です。

手書きの運転日報における課題例

運転日報を手書きで記したとしても問題はありません。ただ手書きだからこそ抱えている課題もあるでしょう。ここでは手書き運転日報の課題を具体的に紹介します。

字が読みづらい・誤植の可能性

運転日報を書いたとしても、そのあとチェックした際に読めない文字だと意味がありません。たとえば出庫メーターと帰庫メーターの距離が逆になっている、桁が間違っているなどのミスがあっても運転日報としては役立たないでしょう。もちろんドライバー自体は日々の運送業務などで忙しいので、どうしても日報を記す時間が割きにくいという問題もありますが、雑な字やミスは運転日報としての役割が果たせなくなるので注意が必要です。

日報の転記作業が無駄

ドライバーが運転日報を手書きしたあと、基本的には事務員が運転日報をみながらパソコンに入力しなおします。たとえば1日の車両稼働台数が20台ほどで、日報に掛かる1枚当たりのデータ入力に3分、営業日が20日あると想定すると、単純計算で約20時間もかかってしまうのです。つまり1か月に20時間も運転日報の転記に時間を要していると考えれば、他の業務に支障をきたしかねません。もし初めからデータで入力できれば、転記作業も省けるでしょう。

転記したデータに誤植がある

• ドライバーが運転日報を記載する
• 事務員がパソコンに転記する
• 管理者が転記の内容をチェックする

上記のような流れが一般的です。ミスがあるかもしれないと考えながら、運転日報を解読・転記・チェックが必要となります。手書きの日報だと、どうしてもドライバー・事務員・管理者すべての作業時間を割く必要があり、余計な負担をかけてしまうことに。しかし運転日報をまとめることは義務とされているので、必ず残しておかなければなりません。そのため少しでも業務負担を軽減し、正確なデータを残したいのであれば運転日報管理システムの導入も検討した方が良いでしょう。

紛失の可能性がある

紙ベースの運転日報では保管体制の不備や担当者のミスなどによって紛失してしまうリスクが存在します。

そもそも運転日報は作成して終わりではなく、その後も一定期間の保管が法律によって定められており、適切な管理体制を構築することも事業者の義務です。

データ管理であればバックアップを取れる上、クラウドサーバなどへ保管しておくことでデータの紛失や破損といったリスクへ備えられます。

ただし、デジタルデータは後から改変したり差し替えたりといった行為も可能です。不正を防止するためにデータへアクセスできる管理者は選定しておく必要があります。

デジタコが運転日報の効率化に役立った例

運転日報の手間を一切なくすことができました

運転日報はドライバーの運転内容を知るのはもちろんのこと、企業として安全運転を推奨するうえで非常に重要な存在です。ただ、ドライバーも運転に疲れていますから、帰社後、運転日報を提出しないまま帰宅してしまうこともしばしばありました。また、手書きの運行日報は、その内容が本当に正しい記録か分かりかねるものです…。

しかしデジタコを導入することで、運転日報を記載する手間がなくなり、ドライバーの負担を軽くすることができました。運転日報を自動作成できるデジタコの導入は、ドライバーたちにももちろん好評です。ドライバーの負担軽減は、日頃の運転への集中力改善にも繋がりますから、それもうれしいですね。また、私たち管理側にとっても確実に正しい運転日報を提出してもらえるので、安心できます。

また、勤怠や休憩時間といった細かい内容もしっかりチェックできるようになりました。デジタコで取得したデータを見れば、ドライバーの状況が一目で把握できます。結果的に法令を遵守した体制づくりにもつながりました。

ドライバーが楽なことが1番大切

これまで手書きで入力していた運転日報は、導入したデジタコによって自動的に記載されているため、ドライバーの負担になることがありません。

また、正確な情報が日報に反映されるようになったため、その内容をもとに、的確なドライバーの運転スキルや1日の運転内容を把握できるようになりました。従業員の健康状況はもちろん、今疲れているのかどうか、それにともなって安全運転への意識がおろそかになっていないかなど、さまざまな情報を把握できるようになったのです。

おかげで、デジタコ導入以前とくらべて、早めに危険を察知できるようになりました。また、リアルタイムにシステムに連携されるのも魅力です。

ネットワーク型のデジタコを選んだので、リアルタイムで運転状況を確認することができます。おかげで、突発的な配送依頼にも対応しやすくなりました。

ドライバー一同喜んでいます！

ドライバーにとって、帰社後に運転日報に記入する…という作業はかなり面倒なものだったようです。デジタコ導入後はその手間を省けるようになり、ドライバー一同喜んでいます。

会社側にとっても、正確なデータを把握できるようというのが大きなメリットになりました。手書きの運転日報では、どうしても信頼性に欠ける部分があります。さらに長距離の運転になるほどに、ドライバー自身も運転状況を把握できないケースもあります。しかしデジタコの場合は、走行距離問わず正しい運行状況を確実に記録できるため、間違いがなく安心です。

デジタコの操作もそう難しいものではありませんから、ドライバーもすんなりと受け入れられました。便利なツールでも使えなくては意味がありませんからね。

正確なデータ集計が、正しい勤怠管理につながります

運転日報は、ドライバーにとっては負担がかかる面倒な作業かもしれませんが、私たち管理側が運転状況を確認できる方法はこの運転日報しかありません。そこに記載されている内容を事実と捉え、勤怠管理などに活用するしかないのです。私たちはきちんと運転日報を記載してもらいたい、ドライバーはその負担が辛い…そんなジレンマで悩んでいたとき、運転日報を自動作成できるデジタコの存在を知りました。

デジタコはまさに救世主とも言えるものでした。ドライバーにとっては運転日報をボタン1つで作成できるわけですから、うれしくないわけがありません。私たちも、ドライバーの手書きでつくられた運転日報より、デジタコの正確なデータをもとにつくられた運転日報のほうが信頼できます。おかげで適切な勤怠管理ができるようになったと感じています。

安全運転を提唱するのであれば、安全運転を行いやすい環境の整備が必要です。そのことを企業は理解し、デジタコを有効活用しなければなりません。ドライバーの毎日の負担をなくせる、正しい勤怠管理が行えるようになるだけでも、デジタコを導入する価値は十分にあるではないかと思います。

システムを導入する際の注意点

せっかくのシステムを導入しても、従業員に使ってもらわなければ意味がありません。ここではシステムを導入する際の注意点について見ていきましょう。

従業員に導入する目的を理解してもらう必要がある

なぜシステムを導入するのか、しっかりと目的を従業員に理解してもらわなければなりません。基本的にドライバーの安全性や生産性アップ、業務の効率化などが目的となるケースが多く、決して監視が目的ではない旨をドライバーに伝えましょう。ベテランドライバーの中には走行ルートを指示されれば気分を害する可能性もありますが、しっかりと導入目的を伝え、ドライバーにとってもメリットのあるシステムだと伝えてください。日ごろシステムを用いる従業員の理解を得られなければ、データ収集が出来ずに導入効果が半減してしまいます。

システムに慣れてもらう必要がある

新しいシステムを導入すれば、導入当初はシステムに不慣れで使い方などが難しいと感じてしまう可能性もあるでしょう。そのためシステムの導入が正式に決まれば、あらかじめ従業員に目的や操作方法などを伝える場を設けるようにしてください。説明会だけでなく、マニュアル資料を配布するなどの方法で、システムの周知を図ります。従業員の中にはシステム・アプリなどに疎い人がいることも踏まえて、会社はフォロー環境も整えておきましょう。

システムを選定する際のポイント

運転日報システムなど、様々な機能が備わったシステムが販売されています。ここではシステムを選ぶときのポイントを見ていきましょう。

機能が十分か

業務に必要となる機能が搭載されているかどうかは重要なポイントになります。ドライバーの作業実績をスムーズに入力し、必要な情報を確実に管理できるかどうかをチェックしましょう。また蓄積したデータの活用方法や集計・分析機能も確かめておくことも大切です。データの保存期間に関しても必ず確かめておきましょう。

費用対効果

システムを導入するときのコストだけに着目しがちですが、ランニングコストについても確認しておきましょう。システムを導入することで業務の効率化がアップし、コスト削減につながります。システムを導入するコストと、導入したことによって得られる効果を比較し、コスト以上の効果が期待できるかどうかが大切です。

直観的に操作できるか

システムの操作がしやすく、直感で扱えるシステムが理想的です。操作が複雑になれば、使いにくいと感じるだけでなく、慣れるまでに余計な時間もかかってしまいます。システムに疎い方がいることを認識し、誰もが使いやすいシステムを選びましょう。

機能に無駄がないか

豊富な機能が搭載しているシステムの方が優れていると思うでしょう。しかし機能が多ければ多いほど、メニューも増えるため操作画面が複雑になりがちです。また不要な機能は操作ミスが起こりやすくなることも。またバージョンアップを頻回になる、システム障害が起こるといったリスクも高まるでしょう。さらに機能が充実していれば年間使用コストも割高になりがちなので、本当に必要な機能だけが備わっているシステムを選ぶことが大切です。

まとめ

運転日報は一般貨物自動車運送事業を担う会社だけでなく、一定の台数以上の社用車を保有している企業にとって必ず記録しなければならないものです。運転日報を記録し、その内容を分析することで業務の効率化アップなどの効果が期待できるでしょう。

しかし手書きの運転日報であればミスも多く、字が読めないといったケースもあるので注意が必要です。運転日報のシステム化を図ることで、より運転日報の情報を有効活用しやすくなります。

システムを導入するのであれば従業員に導入の目的などを理解してもらい、まずはシステムに慣れてもらいましょう。また機能はどうか、操作性はどうかなどをチェックし、自社に合ったシステムを導入することが大切です。

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