運転日報は、運転者の氏名、運転日時、走行距離などの情報を記録した日報のこと。
「一般貨物自動車運送事業」と呼ばれる企業は、この運転日報を記録し、1年間保管しておくことが義務付けられています。
主な目的は、近年問題となっている過労の防止と、安全な運行を確保するため。
従来はドライバーが走行距離や積み下ろしの情報を手書きで入力しており、ドライバーの記憶任せになってしまったり、事務仕事が苦手なドライバーが正確な日報を出せないこともありました。また、日報と配車計画を照合しながら、1件ずつ請求データの確定を行わなければなりませんでした。
日報の自動作成ができるテレマティクスサービス（運行管理システム）を導入することで、製品によって範囲の差はあるものの、ほとんどの作業を手間をかけず自動で行うことができます。
運転日報でおすすめのデジタコの特徴をそれぞれご紹介します。
トランス・アイ「らくらく日報デジタコ」
「自動車に関わる方たちの活動をより豊かく変革していく」というコンセプトに事業を行うトランス・アイの製品です。
1番の特徴は、自動作成してくれる運転日報。手書きの日報やチャート紙、SDカード集配は一切必要ありません。運行の流れに沿ってボタンを押すだけで、自動的に日報作成が完了します。
これ1つで、チャート紙代やドライバーの記入時間、チャート紙との突き合わせが一切不要になるため、コストと手間の削減に繋がります。
システック「ロジこんぱす」
「お客様と密接したシステム創り」にこだわり、車両管理システムの企画や運用を行うシステックの製品です。
ロジこんぱすの運転日報機能を活用することで、運転手の拘束時間、車両の走行距離、荷待ち時間、高速の利用料金など、様々な情報を正確に算出することができます。
タッチパネルの簡単な操作だけで、自動的に運転日報を作成することができます。正確な情報を取得できることはもちろん、ドライバーや管理者の負担を軽減できることも大きなメリットです。
ロジこんぱすを導入することで、【稼働時間、燃費情報、高速料金、積載情報、作業情報、車速情報、エンジンの回転数、安全警告の状況、温度】の情報を自動化できます。
運転日報以外の支援ツールとして、ドライバーの運転素行を測る「運転通信簿」や「安全運転通信簿」などがあり、事故防止と燃費改善に努めることができます。
富士ソフト「VADI FSDT-01」
ソフトウェアの開発を中心に事業を行う富士ソフトが手がけているのが「VADI FSDT-01」です。
この製品で管理できる乗務記録には、入出庫記録・乗務時間、状態類計、運転情報、給油情報などの項目があり、乗務員ごと、車両ごとの管理を行うことができます。
自動で出力されるため、ドライバーの拘束時間の短縮、記入ミスの防止に。また、内容がわかりやすく整理された状態で出力されるため、管理者はその日の運転状況や車両の状況を一目で理解することができます。
「運転評価日報」は、運転評価サマリ、課題数、エンジン回転分布、スピードヒストグラム、アイドリングストップなどの情報がグラフで表示されるので見やすく、管理がしやすいです。
運転日報はドライバーの運転内容を知るのはもちろんのこと、企業として安全運転を推奨するうえで非常に重要な存在です。ただ、ドライバーも運転に疲れていますから、帰社後、運転日報を提出しないまま帰宅してしまうこともしばしばありました。また、手書きの運行日報は、その内容が本当に正しい記録か分かりかねるものです…。
しかしデジタコを導入することで、運転日報を記載する手間がなくなり、ドライバーの負担を軽くすることができました。運転日報を自動作成できるデジタコの導入は、ドライバーたちにももちろん好評です。ドライバーの負担軽減は、日頃の運転への集中力改善にも繋がりますから、それもうれしいですね。また、私たち管理側にとっても確実に正しい運転日報を提出してもらえるので、安心できます。
また、勤怠や休憩時間といった細かい内容もしっかりチェックできるようになりました。デジタコで取得したデータを見れば、ドライバーの状況が一目で把握できます。結果的に法令を遵守した体制づくりにもつながりました。
これまで手書きで入力していた運転日報は、導入したデジタコによって自動的に記載されているため、ドライバーの負担になることがありません。
また、正確な情報が日報に反映されるようになったため、その内容をもとに、的確なドライバーの運転スキルや1日の運転内容を把握できるようになりました。従業員の健康状況はもちろん、今疲れているのかどうか、それにともなって安全運転への意識がおろそかになっていないかなど、さまざまな情報を把握できるようになったのです。
おかげで、デジタコ導入以前とくらべて、早めに危険を察知できるようになりました。また、リアルタイムにシステムに連携されるのも魅力です。
ネットワーク型のデジタコを選んだので、リアルタイムで運転状況を確認することができます。おかげで、突発的な配送依頼にも対応しやすくなりました。
ドライバーにとって、帰社後に運転日報に記入する…という作業はかなり面倒なものだったようです。デジタコ導入後はその手間を省けるようになり、ドライバー一同喜んでいます。
会社側にとっても、正確なデータを把握できるようというのが大きなメリットになりました。手書きの運転日報では、どうしても信頼性に欠ける部分があります。さらに長距離の運転になるほどに、ドライバー自身も運転状況を把握できないケースもあります。しかしデジタコの場合は、走行距離問わず正しい運行状況を確実に記録できるため、間違いがなく安心です。
デジタコの操作もそう難しいものではありませんから、ドライバーもすんなりと受け入れられました。便利なツールでも使えなくては意味がありませんからね。
運転日報は、ドライバーにとっては負担がかかる面倒な作業かもしれませんが、私たち管理側が運転状況を確認できる方法はこの運転日報しかありません。そこに記載されている内容を事実と捉え、勤怠管理などに活用するしかないのです。私たちはきちんと運転日報を記載してもらいたい、ドライバーはその負担が辛い…そんなジレンマで悩んでいたとき、運転日報を自動作成できるデジタコの存在を知りました。
デジタコはまさに救世主とも言えるものでした。ドライバーにとっては運転日報をボタン1つで作成できるわけですから、うれしくないわけがありません。私たちも、ドライバーの手書きでつくられた運転日報より、デジタコの正確なデータをもとにつくられた運転日報のほうが信頼できます。おかげで適切な勤怠管理ができるようになったと感じています。
安全運転を提唱するのであれば、安全運転を行いやすい環境の整備が必要です。そのことを企業は理解し、デジタコを有効活用しなければなりません。ドライバーの毎日の負担をなくせる、正しい勤怠管理が行えるようになるだけでも、デジタコを導入する価値は十分にあるではないかと思います。